2017-09-27 13_02_41-MS.OnlineApplication

Google Form 是中小企常用的工具, 雖然它能夠方便地生成表格並以Excel 格式處理收集回來的資料. 但若有比較複雜的運作 (例如自訂validation rules, user control / component 等), 則較力不從心, 而要透過Scripting 來實現. 在此會示範如何利用Google App Script 來發送電郵.

Google App Script 就像Microsoft Office 的 VBA 般, 可在其檔案中建立專案 (Project), 進行編程. 而它內建不同的API call, 並透過Trigger 觸發Script 執行. 在此示範中, 會設定當Google Form submit 後會自動發送電郵給用家, 方法如下:

開啟Script Editor.
開啟 Google Form 對應 response 的 Sheet, 選取Tools > Script Editor.

輸入代碼.
於Script Editor 中, 選取Code.gs, 並輸入以下代碼

// Row no.
var COURSE_1_ROW_NO=1;
var COURSE_2_ROW_NO=2;
var NAME_EN_ROW_NO=7;
var EMAIL_ADDRESS_ROW_NO=12;
  
// Email Content settings.
var EMAIL_SUBJECT="Application Request";
var EMAIL_TEMPLATE_FILE_NAME="Email_Template_v1.html";
  

function OnSubmit(e) {  

  // Get last row data after inserted.
  SpreadsheetApp.flush();
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var dataRange = sheet.getRange(sheet.getLastRow(), 1, 1, sheet.getLastColumn());
  var data = dataRange.getValues();
  var row = data[0];
  
  // Gererate email content.
  var emailAddress = row[EMAIL_ADDRESS_ROW_NO];   
  var message = generateEmailTemplateContent(row); 
  var subject = EMAIL_SUBJECT;
   
  // Send email and log error if exception throw.
  try
  {  
    Logger.log("Email Address: "+emailAddress+"; Subject: "+subject+"; Message:"+message);
    Logger.log("Remain Email Quota"+MailApp.getRemainingDailyQuota());
    MailApp.sendEmail({
      to: emailAddress,
      subject: subject,
      htmlBody: message
    });
  }
  catch(ex)
  {
    Logger.log(ex);
  }
}

function generateEmailTemplateContent(row)
{
  // Get HTML template content.
  var result=HtmlService.createHtmlOutputFromFile(EMAIL_TEMPLATE_FILE_NAME).getContent();
  
  // Generate course list.
  var courseHtml="";
  courseHtml+="<ul>";
  courseHtml+="<li>"+row[COURSE_1_ROW_NO]+"</li>";
  if(row[COURSE_2_ROW_NO]==null)
  {
    courseHtml+="<li>"+row[COURSE_2_ROW_NO]+"</li>";
  }
  courseHtml+="</ul>";
  
  // Replace parameter to row data.
  result=result.replace("[[NAME]]",row[NAME_EN_ROW_NO]).replace("[[COURSE]]",courseHtml);
  return result;
}

加入HTML template.
在Script Editor 中, 選取File > New > HTML File, 並命名為”Email_Template_v1.html”

輸入HTML Markup.
選取 Email_Template_v1.html, 並輸入以下代碼:

<!DOCTYPE html>
<html>
  <head>
    <base target="_top">
  </head>
  <body>
    <p>[[NAME]],</p>
<p>
已經收到閣下報讀以下課程
[[COURSE]]
</p>
<p>
若有垂詢, 請賜郵
</p>
<hr>
此為電腦生成之郵件, 請勿回覆.
  </body>
</html>

測試代碼.
於Function Bar 中選取OnSubmit, 並按Debug 按鈕.
開啟Trigger 設定畫面.
於Script Editor 中選取Edit > All your Triggers.
設定Trigger.
在Trigger 版面, 按Add a new trigger, 於Run 中選取 onSubmit, 並於Events 中選取 from SpreadSheet 及 on form submit. 之後按 Save.
最後於form 中嘗試submit 一次, 當收到電郵時, 表示已經成功.